Compliance Richtlinie

Stand: Januar 2021

1. Zweck

Diese Richtlinie bestimmt EUCHNERs unternehmensweites Verständnis von, die Einstellung zu und den Umgang mit Compliance Herausforderungen in den Bereichen Bestechung und Korruption, Geschenke und Entertainment, Betrug und Diebstahl, Kartellrecht, Interessenkonflikte und Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen.

Zum Vereinfachen des Lesens wird im Folgenden nur die männliche Form verwendet.

2. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter und Geschäftspartner von EUCHNER.

Diese Richtlinie gilt ebenfalls in Fällen, in denen ein Mitarbeiter von EUCHNER gegen den EUCHNER Code of Conduct oder andere EUCHNER Richtlinien verstößt.

Mitarbeiter müssen die Compliance Organisation unverzüglich und nach besten Kräften unterstützen. EUCHNER ermutigt Geschäftspartner, bei Beobachtung von Aktivitäten die Compliancefälle darstellen können oder könnten, diese mitzuteilen.

Führungskräfte haben zudem die Pflicht, ihre Mitarbeiter anzuweisen und dabei zu unterstützen und zu überwachen, diese Richtlinie , den Code of Conduct und alle anderen EUCHNER Richtlinien zu befolgen.

Der externe Compliance Beauftragte von EUCHNER ist zu erreichen unter

3. Arbeitnehmervertretungen

Alle Rechte lokal etablierter Arbeitnehmervertretungen (z.B. Betriebsräte) werden beachtet.

4. Bestechung und Korruption

EUCHNER verbietet jegliche Form von Bestechung und Korruption unabhängig von der Person oder Position der involvierten Parteien: EUCHNER beteiligt sich an keiner Bestechung oder Korruption oder jeglichen Aktivitäten, die als solche wahrgenommen werden könnten. Dies bedeutet, dass alle Mitarbeiter jegliche Form von Bestechung oder Korruption vermeiden müssen, ob in direkter oder indirekter Form über Mittelsmänner.

Geschäftspartner werden gebeten, jede Form von Geschenken und Entertainment an Mitarbeiter von EUCHNER zu unterlassen.

Mitarbeiter müssen alle Formen von Geschenken und Entertainment mit Vorsicht behandeln, insbesondere im Hinblick auf Risiken von Bestechung, Korruption und Interessenkonflikten. Mitarbeiter müssen deshalb darauf achten und sicherstellen, dass sie nur Geschenke und Entertainment gewähren oder akzeptieren, die:

▪ sämtlichen externen und internen rechtlichen Erfordernissen und Richtlinien entsprechen,
▪ die für den Gewährenden und den Empfänger zu beachten sind; dies ist insbesondere dann sorgsam zu prüfen, wenn der Empfänger ein Amtsträger oder Familienmitglied eines Amtsträgers ist;
▪ einen berechtigten geschäftlichen Zweck verfolgen; Zweck darf es insbesondere nicht sein, eine Entscheidung des Empfängers unangemessen zu beeinflussen;
▪ der Situation angemessen sind;
▪ die Grenzen guten Geschmacks einhalten und an einem für Geschäftszwecke angemessenen Ort übergeben werden oder stattfinden; und
▪ ohne Verpflichtung gewährt werden, d.h. ohne eine Erwartungshaltung zu schaffen, dass im Gegenzug ein geschäftlicher Gefallen erfolgt.

Die folgenden Arten von Geschenken und Entertainment dürfen niemals gewährt oder empfangen werden:
▪ Barzahlungen oder Bargeld-Äquivalente;
▪ Unangemessen vorteilhafte Beschäftigungs- oder sonstige Vertragsbedingungen; oder
▪ Erwachsenenunterhaltung.

Mitarbeiter müssen alle Geschenke und Entertainment, die sie gewähren, in dem für sie relevanten Spesenabrechnungssystem registrieren.

Aufgrund von lokalem Recht, Anstellungsverträgen oder anderen internen Regelungen können strengere Anforderungen bestehen, z.B. ein Vorabgenehmigungserfordernis.

Mitarbeiter müssen alle Geschenke sowie Entertainment mit einem Wert von mindestens EUR 100,00 (einschließlich lokal gültigen Steuern, wie z.B. Umsatzsteuer), die sie akzeptieren, dem Compliance Beauftragten melden. Wenn ein Mitarbeiter innerhalb eines Kalenderjahres von derselben Person oder anderen Personen, die für dasselbe Unternehmen oder dieselbe Organisation arbeitet, mehrere Geschenke erhält, die kumulativ den Schwellenwert überschreiten, muss er jedes von diesen Geschenken registrieren.

EUCHNER ermutigt alle Mitarbeiter, sämtliche Geschenke und Entertainment, die sie in ihrer Funktion als Mitarbeiter empfangen, zu spenden.

5. Betrug und Diebstahl

EUCHNER untersagt jegliche Form von Betrug und Diebstahl. Um Betrug und Diebstahl zu vermeiden, müssen alle Geschäftspartner und Mitarbeiter, unter anderem:
▪ EUCHNERs und anderer Personen Eigentum respektieren und schützen;
▪ EUCHNERs und anderer Personen Eigentum bei allen Geschäftsaktivitäten angemessen und sachgemäß behandeln, z.B. Produktmuster oder Veranstaltungstickets angemessen und entsprechend etwaiger spezifischerer Anforderungen behandeln;
▪ sich an die etablierten Regelungen und Kontrollen halten, die es bezwecken, Betrug und Diebstahl zu vermeiden oder zu erkennen; und
▪ aufmerksam gegenüber ungewöhnlichen Geschäftsaktivitäten sein, die auf Betrug oder Diebstahl hinweisen könnten.

6. Kartellrecht

EUCHNER untersagt jegliche Form von wettbewerbsbehindernden Praktiken. EUCHNER beteiligt sich an keiner Form von wettbewerbsbehindernden Praktiken oder jeglichen Handlungen, die als solche Praktiken wahrgenommen werden könnten. Alle Mitarbeiter müssen solche Handlungen vermeiden. In Zweifelsfällen müssen sie vorherigen Rat des Compliance Beauftragten einholen.

Mitarbeiter dürfen sich nicht am Informationsaustausch mit Wettbewerbern (horizontale Abstimmungen) beteiligen, die es bezwecken, den Wettbewerb im relevanten Markt in einer Weise zu beeinträchtigen, die gegen anwendbares Kartellrecht verstößt, z.B. Vereinbarungen, Abstimmungen, Informationsaustausch oder Absprachen mit Wettbewerbern über Preise, Einkaufs- und Absatzmengen, Märkte (oder Segmente von diesen), Kunden, technische Lösungen/Standards oder andere wettbewerbsrelevante Faktoren).

Mitarbeiter dürfen keinerlei Absprachen mit Zulieferern oder Kunden (vertikale Abstimmung) treffen, die es bezwecken, den Wettbewerb in deren jeweiligen relevanten Märkten in einer kartellrechtlich unzulässigen Weise zu beschränken.

Im Verhältnis zu Vertriebspartnern dürfen Mitarbeiter nicht
▪ Weiterverkaufs- oder Minimalpreise oder andere geschäftliche Bedingungen (z.B. Marketing, Gestaltung, Ladenpläne) vorschreiben;
▪ Geschäftsbedingungen des Vertriebspartners in einer wettbewerbsbeschränkenden Weise untersagen oder beschränken;
▪ den Verkauf von nicht-EUCHNER Produkten untersagen oder Empfehlungen im Hinblick auf deren Verkaufsbedingungen aussprechen;
▪ sensitive Informationen anfordern oder akzeptieren.

7. Interessenkonflikte

Geschäftspartner und Mitarbeiter müssen mögliche, tatsächliche oder auch nur scheinbare Interessenkonflikte in ihrer geschäftlichen Tätigkeit vermeiden. Zu diesem Zweck müssen sie die Beziehungen zwischen ihren privaten Interessen und ihren geschäftlichen Verpflichtungen regelmäßig prüfen. In Fällen, in denen sie Interessenkonflikte nicht vermeiden können, müssen sie diese offenlegen.

Mitarbeiter müssen deshalb mit besonderer Sorgfalt etwaige Interessenkonflikte prüfen, wenn:
▪ sie in ihrer beruflichen Funktion bei EUCHNER mit nahestehenden Personen Kontakt haben, z.B. bei Geschäftsbeziehungen, Personaleinstellung, Personalführung, Geschenken und Entertainment oder Gewährung von Vorteilen;
▪ sie persönlich oder eine ihnen nahestehenden Person eine vergütete oder nicht vergütete Tätigkeit ausüben oder ein finanzielles oder nicht finanzielles Interesse an einer Gesellschaft haben, die in einer Geschäftsbeziehung (z.B. Einkauf oder Vertrieb) oder im Wettbewerb zu EUCHNER steht.

In Fällen, in denen Mitarbeiter Interessenkonflikte nicht vermeiden können, müssen sie diese dem Compliance Beauftragten gegenüber offenlegen. Der Mitarbeiter und der Vorgesetzte müssen zusammenarbeiten, um den Interessenkonflikt mit angemessenen Maßnahmen zu handhaben, so dass die aufgetretene Situation das Urteilsvermögen, die Verpflichtungen oder die Loyalität des betroffenen Mitarbeiters nicht beeinträchtigt.

Geschäftspartner werden aufgefordert, zum Vermeiden von Nachteilen und Missverständnissen, Interessenkonflikte an den Ansprechpartner bei EUCHNER oder dem Compliance Beauftragten zu melden.

8. Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen

EUCHNER verbietet jegliche Form von Vergeltungsmaßnahmen. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, Vergeltungsmaßnahmen zu unterlassen.

EUCHNER setzt angemessene Mittel ein, um Personen, die vermeintliche oder tatsächliche Compliancefälle in gutem Glauben und unter Einhaltung anwendbarer Regelungen melden, vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Compliancefall sich als begründet oder nicht begründet herausstellt.

Wenn Mitarbeiter oder Geschäftspartner in Ermittlungen eingebunden sind, sind sie angehalten, Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Die Compliance Organisation entscheidet im Einzelfall in situationsbezogener Abstimmung mit den involvierten Abteilungen oder Zentralfunktionen über angemessene Maßnahmen. Hierzu können unter anderem gehören: Vertraulichkeit auf Basis des „Need-to-know“ Prinzips, Nutzung externer Besprechungsräume oder gesicherter Kommunikationskanäle, Standortwechsel oder persönlicher Schutz, Einbindung von Behörden, Zusammenarbeit mit Human Resources, um disziplinarische Maßnahmen oder andere nachteilige Konsequenzen für das Anstellungsverhältnis zu vermeiden.

9. Einhaltung der Richtlinien und Konsequenzen

Der Compliance Beauftragte, Personalabteilung und – soweit angemessen – andere Funktionen sorgen gemeinsam dafür, dass im Fall von belegten Compliancefällen angemessene Konsequenzen beschlossen und umgesetzt werden. Dabei werden alle Rechte lokal etablierter Arbeitnehmervertretungen (z.B. Betriebsräte) beachtet.

Zudem können Compliancefälle auch Verstöße des/der betroffenen Mitarbeiter(s) gegen externe rechtliche, regulatorische oder administrative Erfordernisse darstellen und zu strafrechtlichen, zivilrechtlichen oder regulatorischen Strafen wie Geldbußen und/oder Gefängnisstrafen führen.

10. Schulungen

Unter Verantwortung des Compliance Beauftragten werden bedarfsorientiert Schulungen im Hinblick auf bestimmte Regelungen dieser Richtlinie angeboten.
10. Schulungen
Der Compliance Beauftragte ist verantwortlich für diese Richtlinie. Als wesentliches Element vom EUCHNER Compliance Management System wird sie vom EUCHNER Geschäftsführer erlassen. Bitte kontaktieren Sie bei Fragen oder für weitere Informationen zu dieser Richtlinie den Compliance Beauftragten.

Anhang – Begriffe und Definitionen

Amtsträger: jeder Beamte oder Angestellte einer Regierungsbehörde, -agentur, anderen öffentlich-rechtlichen Körperschaft, öffentlichen internationalen Organisation oder jede Person, die mit hoheitlichen Befugnissen für oder im Namen einer solchen Körperschaft handelt.

Beschleunigungszahlung: Zahlung an einen Amtsträger mit dem Zweck, eine gebundene Hoheitshandlung unangemessen zu unterstützen, z.B. (nicht abschließend) Visums- oder Zollabfertigung, Planung einer Besichtigung, Postabholung oder -auslieferung oder Anschluss an öffentliche Versorgungseinrichtungen.

Bestechung: direkte oder indirekte, aktive (anbieten, versprechen, geben) oder passive (einfordern, annehmen) Verwendung von Etwas Von Wert als Anreiz für das Vornehmen oder Unterlassen einer Handlung des Empfängers, die der aktiven Seite oder einer dritten Partei eine unlautere Bevorzugung in einer geschäftlichen Beziehung gewährt. Dies umfasst Beschleunigungszahlungen und indirekte Wege, einen Mittelsmann zu nutzen, z.B. (nicht abschließend) Agenten, Berater, Distributoren, Zulieferer oder Joint Venture Partner.

Betrug: Beeinträchtigung des Eigentums einer anderen Person (natürliche Person oder Gesellschaft, z.B. EUCHNER) durch eine Täuschung dieser Person mit dem Zweck, einen unrechtmäßigen oder anderweitig nicht zustehenden Vorteil für sich selber oder einen Dritten (z.B. EUCHNER oder ein Familienmitglied) zu erzielen; dies kann umfassen (nicht abschließend):
▪ Fälschung, Nachahmung, Veränderung, Zerstörung oder Entfernung von Dokumenten und Aufzeichnungen wie Kosten, Rechnungen oder Auslagen;
▪ Verstoß gegen buchhalterische Regelungen mit dem Ziel, Bilanzen oder andere Bewertungen zu verfälschen;
▪ Erpressung; oder
▪ Bewusste Zahlung von nicht gebührenden und überhöhten Preisen oder Gebühren an Dritte.

Compliancefall: Verstoß gegen diese Richtlinie, den EUCHNER Code of Conduct oder eine andere EUCHNER Richtlinie.

Compliance Organisation: Compliance Beauftragter

Diebstahl: unrechtmäßige Besitznahme des Eigentums oder anderer Ressourcen einer anderen Person (natürliche Person oder Gesellschaft, z.B. EUCHNER) mit der Absicht, diese einem selbst oder einem Dritten anzueignen.

Etwas Von Wert: Barzahlung oder anderer Wertgegenstand so wie Güter, Dienstleistungen oder Gefallen von individuellem Wert für den Empfänger. Dies kann umfassen, aber ist nicht beschränkt auf: Reisen, Bewirtung, Entertainment, Veranstaltungen, Vorzugsbehandlung, Zugangsrechte, Waren- oder Rabattgutscheine, Vereinbarungen, sich nicht zu beteiligen, oder andere Wege, um geschäftliche Ausschreibungen zu umgehen, günstige Anstellungsbedingungen, Praktika oder andere Anstellungen für Familienmitglieder, Überbezahlung von Käufen.

Führungskraft: Mitarbeiter mit Verantwortung für die Arbeit eines anderen Mitarbeiters.

Geschäftspartner: Jede Person, die mit EUCHNER in irgendeiner Form interagiert.

Geschenke und Entertainment: Etwas Von Wert, das einer Person außerhalb von EUCHNER ohne rechtliche Verpflichtung gewährt oder von dieser angenommen wird.

Interessenkonflikt: Situation, in der die persönlichen oder privaten Interessen einer Person, ihr Urteilsvermögen, ihre Verpflichtungen oder ihre Loyalität zu EUCHNER beeinträchtigen, beeinträchtigen könnten oder bereits den Anschein erwecken.

Korruption: Missbrauch eines öffentlichen oder privaten Amtes oder Befugnisse zum privaten Vorteil.

Mitarbeiter: bei EUCHNER (unbefristet, befristet oder aushilfsweise) angestellte Person einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Mitglieder des EUCHNER Vorstands, Auszubildende, entsandte Mitarbeiter, Heimarbeiter, Gelegenheitsarbeiter, Freiwillige und Praktikanten.

Nahestehende Person: Familienmitglied eines Mitarbeiters oder mit diesem im selben Haushalt oder Wohngemeinschaft lebende oder befreundete Person.

Relevanter Markt: umfasst alle Produkte, die von einem Verbraucher oder Zulieferer als austauschbar oder ersetzbar angesehen werden im Hinblick auf die Produkteigenschaften, Preise und Verwendungszweck. Produkte im selben Relevanten Markt stehen miteinander direkt im Wettbewerb.

Richtlinie: diese Compliance Richtlinie.

Vergeltungsmaßnahmen: negative Handlungen, z.B. disziplinarische oder tatsächliche, gegen eine Person aus dem Grund, dass diese Person einen vermeintlichen oder tatsächlichen Compliancefall oder andere Bedenken in gutem Glauben und unter Einhaltung anwendbarer Regelungen gemeldet hat.

Vertriebspartner: Großhandels- oder Franchisepartner; umfasst EUCHNER selektives Vertriebssystem.

Wettbewerbsbehindernde Praktiken: Aktivitäten, die den Wettbewerb in den Relevanten Märkten rechtswidrig beschränken, typischerweise in der Form von horizontalen (mit Wettbewerbern) oder vertikalen (mit Zulieferern oder Kunden) Vereinbarungen oder Abstimmungen, Missbrauch von Marktbeherrschung oder der Erlangung unzulässiger Marktbeherrschung im Wege von Geschäftsfusionen.