Integrität und gesetzeskonformes Verhalten haben für die EUCHNER GmbH + Co. KG (im Folgenden auch „EUCHNER“) und alle ihre Beschäftigten (im Folgenden „Mitarbeiter“) höchste Priorität.
Von allen Mitarbeitern bei EUCHNER und anderen bei EUCHNER tätigen Personen wird erwartet, dass sie sich an die geltenden Gesetze, unternehmensinterne Richtlinien, die grundlegenden ethischen Grundsätze und die internationalen Standards halten. Die wichtigsten Verhaltensregeln sind für die Beschäftigten in der EUCHNER-Compliance-Richtlinie beschrieben. Auch von unseren Lieferanten und Kunden erwarten wir, dass sie sich gesetzeskonform verhalten und insbesondere den EUCHNER-Code of Conduct beachten.
Dennoch kann es auch bei EUCHNER zu bewusstem oder unbewusstem Fehlverhalten kommen, das sowohl für EUCHNER als auch für die Mitarbeiter zu erheblichen Schäden führen kann. Aus diesem Grund ist es für die Unternehmensleitung von großer Bedeutung, Verhalten, das gegen geltendes Recht oder interne Regelungen bei EUCHNER verstößt, möglichst frühzeitig zu erkennen und dauerhaft abzustellen.
EUCHNER möchte zeitnah und umfassend über Fehlverhalten im Unternehmen informiert werden und unterstützt eine offene Kommunikationskultur. Mitarbeiter und anderen bei EUCHNER tätigen Personen sowie Lieferanten und Kunden und deren Beschäftigte können Fehlverhalten über verschiedene Kanäle adressieren:
- EUCHNER ermutigt alle Mitarbeiter und sonstige bei EUCHNER tätige Personen, sich bei Hinweisen auf Fehlverhalten primär vertraulich an den direkten Vorgesetzten zu wenden.
- Alternativ steht auch der Compliance-Beauftragte als Ansprechpartner zur Verfügung.
- Als zusätzliche Möglichkeit, um auf Fehlverhalten hinzuweisen, stellt EUCHNER für alle Mitarbeiter und anderen bei EUCHNER tätigen Personen sowie Lieferanten und Kunden und deren Beschäftigte die „EUCHNER-Meldestelle“ zur Verfügung. Dabei handelt es sich um ein IT-basiertes Hinweisgebersystem. Es ermöglicht Mitarbeitern und anderen bei EUCHNER tätigen Personen sowie Lieferanten und Kunden und deren Beschäftigte die Nutzung eines geschützten Kommunikationskanals, über den Hinweise auf Fehlverhalten sicher und vertraulich abgegeben werden können. Die EUCHNER-Meldestelle kann für Mitarbeiter vor allem dann eine wichtige Alternative darstellen, wenn das Fehlverhalten besonders sensible Bereiche betrifft und/oder der Hinweisgeber aus bestimmten Gründen seine Identität in besonders hohem Maße schützen möchte. Unabhängig von den Regelungen dieser Richtlinie sind Hinweisgeber bei der Nutzung der EUCHNER-Meldestelle durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geschützt.
Gemeldetes Fehlverhalten wird zeitnah und gründlich untersucht, und zwar mit den erforderlichen Ressourcen und durch Personen mit der entsprechenden Erfahrung und Expertise. Hinweisgeber, die in gutem Glauben Hinweise auf Fehlverhalten offenlegen, sollen die Gewissheit haben, dass sie keine negativen Konsequenzen aufgrund eines Hinweises befürchten müssen. Dies gilt selbstverständlich auch dann, wenn Mitarbeiter sich an die Vorgesetzten wenden.
Die gesetzliche Grundlage des Hinweisgebersystems und der EUCHNER-Meldestelle bildet das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Nach dem HinSchG sind bestimmte Unternehmen zur Errichtung einer internen Meldestelle (§ 12 HinSchG) und zum Schutz von Hinweisgebern verpflichtet.
Diese Richtlinie gilt für Hinweise von Mitarbeitern (siehe Ziffer 3) und andere bei EUCHNER tätige Personen sowie Lieferanten und Kunden und deren Beschäftigte, die über die EUCHNER-Meldestelle eingehen, im Zusammenhang mit EUCHNER stehen und die folgenden Anforderungen erfüllen.
Alle Mitarbeiter (das sind Arbeitnehmer, Leiharbeiter, sonstige externe Mitarbeiter, Praktikanten sowie zur Berufsbildung Beschäftigte) und andere bei EUCHNER tätige Personen sowie Lieferanten und Kunden und deren Beschäftigte sind berechtigt, nach Maßgabe dieser Richtlinie Hinweise abzugeben („Hinweisgeber„). Diese Richtlinie begründet aber keine eigenständige Pflicht, Hinweise abzugeben. EUCHNER ermutigt bei entsprechenden Verdachtsfällen jedoch alle Mitarbeiter und im Unternehmen tätigen Personen sowie auch Lieferanten und Kunden und deren Beschäftigte ausdrücklich zur Abgabe von Hinweisen.
Über die EUCHNER-Meldestelle können Hinweisgeber in einem geschützten und sicheren Rahmen Hinweise auf Fehlverhalten melden. Bei Nutzung der EUCHNER-Meldestelle haben Hinweisgeber die Gewissheit, dass ihre Identität vertraulich behandelt wird (siehe hierzu Ziffer 9). Außerdem können Hinweise – sofern gewünscht – auch anonym im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes abgegeben werden; insbesondere ohne Angabe des Namens.
Die EUCHNER-Meldestelle ist leicht und intuitiv zu bedienen. Sie funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches, sicheres Schließfach. Auf der einen Seite des Systems ist der Hinweisgeber, der über eine Abfragemaske mit Erläuterungen alle wichtigen Informationen eingibt. Auf der anderen Seite des Systems befindet sich ein kleiner Kreis von zur Verschwiegenheit verpflichteten Bearbeitern, die Hinweise entgegennehmen, prüfen und bearbeiten. Das System ermöglicht auch nach Abgabe eines Hinweises eine vertrauliche Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Bearbeiter. Nachdem ein eingehender Hinweis geprüft wurde, werden über die Meldestelle geeignete Maßnahmen eingeleitet, um dem Hinweis nachzugehen und etwaiges Fehlverhalten abzustellen.
Auf Wunsch kann ein Hinweisgeber auch ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat mit einem Bearbeiter der EUCHNER-Meldestelle führen. Zur Terminvereinbarung kann die Chatfunktion nach Abgabe eines Hinweises genutzt werden.
Der Ablauf nach Abgabe eines Hinweises wird unter Ziffer 8 näher beschrieben.
Die EUCHNER-Meldestelle wird von bestimmten Rechtsanwälten bzw. Mitarbeitern der Kanzlei BRP Renaud und Partner mbB, Stuttgart („BRP RENAUD“) für EUCHNER betreut („Bearbeiter“). Die Hinweise werden nur von diesem eng umgrenzten Personenkreis entgegengenommen. Keine anderen Personen bei BRP RENAUD haben Zugriff auf die Kommunikation zwischen Meldestelle und Hinweisgeber (zum Vertraulichkeitsschutz siehe Ziffer 9).
BRP RENAUD und die Bearbeiter sind für und im Auftrag von EUCHNER tätig und deshalb nicht berechtigt, dem Hinweisgeber Rechtsrat zu erteilen. Sie sind beim Betrieb der Meldestelle jedoch unabhängig. Insbesondere ist EUCHNER nicht berechtigt, von BRP RENAUD bzw. den Bearbeitern die Offenlegung der Identität eines Hinweisgebers zu verlangen.
Über die EUCHNER-Meldestelle können sämtliche Gesetzesverstöße im Zusammenhang mit EUCHNER und Verstöße gegen den EUCHNER Code of Conduct und die EUCHNER-Compliance-Richtlinie sowie wesentliche Verstöße gegen sonstige interne Vorgaben bei EUCHNER mit erhöhtem Schadenspotential (in dieser Richtlinie auch „relevantes Fehlverhalten“) gemeldet werden. Das relevante Fehlverhalten umfasst insbesondere folgende besonders sensible Bereiche:
- strafrechtlich relevantes Fehlverhalten (z.B. Diebstahl, Betrug, Bestechung,Korruption, Bilanzfälschungen),
- bußgeldbewehrte Gesetzesverstöße (z.B. Datenschutzrecht),
- Verstöße gegen den EUCHNER Code of Conduct und die EUCHNER-Compliance-Richtlinie,
- wesentliche Verstöße gegen interne Vorgaben mit erhöhtem Schadenspotential aus dem QM-Handbuch.
Gemeldet werden kann relevantes Fehlverhalten, das bereits begangen wurde oder künftig möglicherweise erfolgen wird sowie Versuche, derartiges Verhalten zu verschleiern.
Wenn zur Nutzung der Meldestelle berechtigte Personen persönliche Missstände ansprechen wollen, die kein relevantes Fehlverhalten nach vorstehender Definition darstellen (z.B. ausbleibende Beförderung, Unzufriedenheit über Arbeitsbedingungen), ist die EUCHNER-Meldestelle nicht der richtige Kanal. Derartige Themen sind über die zuständigen Stellen zu platzieren (Vorgesetzte, Personalabteilung etc.). Gehen derartige Hinweise über die EUCHNER-Meldestelle ein, werden sie aus datenschutzrechtlichen Gründen unverzüglich gelöscht. Sofern der Hinweisgeber die Postfachfunktion nutzt (Ziffer 8 Schritt 2), wird er über die Löschung informiert. Die Schutzvorschriften zugunsten des Hinweisgebers, einschließlich des Vertraulichkeitsgebots (Ziffer 9), und die für die EUCHNER-Meldestelle vorgesehenen Prozesse gelten in derartigen Fällen nicht.
Hinweisgeber sollen nur solche Hinweise abgeben, bei denen sie „gutgläubig“ sind, also zum Zeitpunkt der Abgabe des Hinweises zumindest begründete Verdachtsmomente haben, dass die geschilderten Tatsachen
- der Wahrheit entsprechen und
- relevantes Fehlverhalten im Sinne dieser Richtlinie darstellen.
Ein Hinweisgeber ist nicht gutgläubig, wenn
- er missbräuchlich oder böswillig unrichtige Informationen meldet oder
- ihm bewusst ist, dass ein von ihm geschilderter Sachverhalt unwahr ist, oder
- er über Fehlverhalten berichtet, ohne hinreichenden Grund zur Annahme zu haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprachen (z.B. reine Gerüchte, unbegründete Spekulationen).
Hat ein Hinweisgeber Zweifel, ob seine Verdachtsmomente begründet sind, sollte er unbedingt den Hinweis entsprechend formulieren, also insbesondere seine Schilderung als Vermutung, Wertung oder Aussage anderer Personen kennzeichnen. Personen, die bei der Abgabe ihres Hinweises nicht gutgläubig sind, profitieren nicht vom Schutz dieser Richtlinie (insbesondere kein Schutz vor Repressalien nach Ziffer 10). Nach nationalem Recht können sich Personen unter Umständen strafbar machen, wenn sie wider besseren Wissens unwahre Tatsachen über andere Personen behaupten. Auch müssen sie in derartigen Fällen gegebenenfalls die Schäden wiedergutmachen, die durch die falschen Behauptungen entstanden sind.
Hinweise können schriftlich, d.h. über ein IT-basiertes System (Zugriff über Webseite) abgegeben werden. Das bedeutet, dass der Hinweisgeberüber ein internetfähiges Gerät (z.B. Computer, Tablet, Handy) digital Hinweise abgeben kann. Die EUCHNER-Meldestelle ist über folgenden Link erreichbar:
https://app.whistle-report.com/report/6ae7b9ee-c6d2-48b1-b067-aa7ae65b99e5
Schritt 1: Eingabe des Hinweises
Bei Eingabe des Hinweises wird der Hinweisgeber durch eine Eingabemaske geführt, damit der Hinweis, soweit möglich, alle relevanten Informationen enthält. Die Eingabemaske enthält sowohl entsprechend markierte Pflichtfelder, bei denen Angaben gemacht werden müssen, als auch andere Felder, bei denen Angaben freiwillig sind.
Am Ende hat der Hinweisgeber noch einmal die Möglichkeit, alle Angaben zu überprüfen, bevor er den Hinweis absendet.
Schritt 2: Eröffnung des Postfachs durch den Hinweisgeber
Bei Nutzung der EUCHNER-Meldestelle haben der Hinweisgeber und die Bearbeiter die Möglichkeit, über das System miteinander zu kommunizieren. Mit der Abgabe des Hinweises kann der Hinweisgeber ein Postfach eröffnen, über das für die Dauer der Hinweisbearbeitung in einem geschützten Rahmen eine vertrauliche Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Meldestelle möglich ist. Dazu erhält der Hinweisgeber bei Abgabe des Hinweises einen 16-stelligen Code und muss eine vierstellige, persönliche PIN wählen. Auf Wunsch kann sich der Hinweisgeber zusätzlich per E-Mail über Nachrichten in seinem Postfach bei der EUCHNER-Meldestelle benachrichtigen lassen.
Die Abgabe einer Meldung ist auch ohne Eröffnung des Postfachs möglich. EUCHNER ermutigt jedoch alle Hinweisgeber dazu, von der Postfachfunktion und der damit verbundenen Kommunikationsmöglichkeit Gebrauch zu machen. Nur so ist gewährleistet, dass die Hinweise bestmöglich aufgeklärt werden und der Hinweisgeber eine Rückmeldung zu seinem Hinweis erhält (siehe Schritte 3 und 4).
Schritt 3: Eingangsbestätigung
Nutzt der Hinweisgeber die EUCHNER-Meldestelle und eröffnet das Postfach, erhält er darüber spätestens innerhalb von sieben Tagen nach Abgabe des Hinweises eine Bestätigung, dass der Hinweis eingegangen ist.
Schritt 4: Prüfung des Hinweises
Die Bearbeiter prüfen den eingegangenen Hinweis auf Vollständigkeit und Stichhaltigkeit. Sofern sinnvoll oder erforderlich, wird der Hinweisgeber um Ergänzung seines Hinweises gebeten (wenn er das Postfach eröffnet hat).
Schritt 5: Prüfung und Ergreifung von Maßnahmen
Danach wird geprüft, welche weiteren Maßnahmen geeignet und erforderlich sind. Das können zum Beispiel interne Nachforschungen zur Aufklärung des Sachverhalts, die Beendigung und/oder Sanktionierung des angezeigten Fehlverhaltens oder der Abschluss des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise sein. Denkbar ist auch, dass das Fehlverhalten einer zuständigen Behörde angezeigt bzw. an diese abgegeben wird.
Die Entscheidung über die Ergreifung weiterer Maßnahmen trifft EUCHNER, gegebenenfalls in Abstimmung mit BRP RENAUD. Zu diesem Zweck übermitteln die Bearbeiter einen Abschlussbericht, einschließlich einer Zusammenfassung des Hinweises, an die zuständigen Personen bei EUCHNER.
Selbstverständlich wird auch bei der Prüfung und Ergreifung weiterer Maßnahmen, vor allem auch beim Abschlussbericht, die Vertraulichkeit, soweit wie möglich, gewahrt (entsprechend unten Ziffer 9).
Schritt 6: Rückmeldung an den Hinweisgeber
Innerhalb von drei Monaten ab der Bestätigung des Eingangs des Hinweises auf Relevantes Fehlverhalten erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung zu seinem Hinweis (sofern er das Postfach eröffnet hat). Darin wird dem Hinweisgeber unter Angabe der wesentlichen Gründe mitgeteilt, welche Maßnahmen auf seinen Hinweis hin ergriffen wurden bzw. noch ergriffen werden sollen.
Gutgläubigen Hinweisgebern, die relevantes Fehlverhalten im Sinne dieser Richtlinie melden, sichert EUCHNER Vertraulichkeit wie folgt zu:
EUCHNER schützt die Identität des Hinweisgebers
Die EUCHNER-Meldestelle ist so sicher konzipiert, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewährleistet wird. Andere Personen als die Bearbeiter haben keinen Zugriff auf das System. Die Identität des Hinweisgebers wird ohne Einwilligung des Hinweisgebers keinen anderen Personen als den Bearbeitern der EUCHNER-Meldestelle mitgeteilt. Zur Wahrung der Vertraulichkeit werden auch keine Informationen weitergegeben, aus denen, soweit für die Bearbeiter erkennbar, die Identität des Hinweisgebers direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.
Hinweisgeber können Hinweise auch anonym abgeben
Hinweisgeber haben über die EUCHNER-Meldestelle auch die Möglichkeit, Hinweise (schriftlich) anonym (siehe Ziffer 4) abzugeben. Eine Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Meldestelle ist auch bei anonymer Hinweisabgabe möglich, wenn der Hinweisgeber die Postfachfunktion aktiviert. Um die höchstmögliche Anonymität zu erreichen, empfiehlt EUCHNER Hinweisgebern,
- nicht die von EUCHNER zur Verfügung gestellten technischen Geräte, insbesondere nicht eine Intranetverbindung nutzen,
- bei der Eingabe von Informationen darauf achten, dass diese keine Rückschlüsse auf die Person des Hinweisgebers zulassen.
EUCHNER sichert gutgläubigen Hinweisgebern zu, dass EUCHNER nichts unternehmen wird, um den Hinweisgeber zu identifizieren.
Im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang wird selbstverständlich auch die Identität der in einem Hinweis genannten Personen vertraulich behandelt.
Grenzen des Vertraulichkeitsschutzes
Aus Gründen der Transparenz ist darauf hinzuweisen, dass die Bearbeiter und/oder EUCHNER unter bestimmten Umständen gesetzlich gezwungen sein können, in einem Hinweis enthaltene und nach dieser Richtlinie geschützte Informationen offenzulegen, namentlich durch eine Behörde oder im Rahmen von Straf-/Gerichtsverfahren. EUCHNER und die Bearbeiter werden versuchen, im Rahmen der gesetzlich gegebenen Möglichkeiten derartige Offenlegungen zu vermeiden. Der Hinweisgeber wird in solchen Fällen, soweit möglich und erlaubt, unter Angabe der Gründe für die Weitergabe vorab darüber informiert.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sorgt für einen umfangreichen Hinweisgeberschutz. Hinweisgeber müssen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen nicht befürchten, dass sie aufgrund ihres Hinweises irgendeine von EUCHNER ausgehende Form von Vergeltung oder Sanktion erleiden müssen, auch nicht deren Androhung oder Versuch.
Unabhängig von den gesetzlichen Regelungen zum Hinweisgeberschutz wird EUCHNER aufgrund des Hinweises gegenüber Hinweisgebern keine für diese nachteiligen Maßnahmen ergreifen. Das gilt jedenfalls dann, wenn ein Hinweisgeber gutgläubig relevantes Fehlverhalten nach dieser Richtlinie meldet. Wenn die im Hinweis gemeldeten Informationen öffentlich bereits bekannt sind und der Hinweisgeber dies weiß, kann sich ein Hinweisgeber nicht auf den Schutz vor Nachteilen berufen.
Eingehende Hinweise werden so dokumentiert, dass der Vertraulichkeitsschutz nach Ziffer 9 gewahrt bleibt. Sie werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Aufklärung und Weiterverfolgung des Hinweises (einschließlich etwaiger Folgemaßnahmen) und nach den jeweils anwendbaren Gesetzen sinnvoll bzw. erforderlich ist.
Die Abgabe eines Hinweises ist regelmäßig mit der Mitteilung personenbezogener Daten verbunden. Weitere Informationen zum Zweck und der Rechtsgrundlage der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der internen Meldestelle und den Betroffenenrechten sind in unseren Datenschutzinformationen enthalten.
EUCHNER ist gesetzlich verpflichtet, darüber zu informieren, dass die Möglichkeit besteht, Hinweise auf bestimmtes Fehlverhalten auch an Meldestellen außerhalb von EUCHNER zu melden („externe Meldestellen“).
- Bundesamt für Justiz
- Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
- Bundeskartellamt: Verstöße gegen Vorschriften der Europäischen Union über Wettbewerb
- Europäische Kommission
- Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
- Europäische Agentur für Flugsicherheit (EASA)
- Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA)
- Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA)
EUCHNER ermutigt alle Mitarbeiter und anderen bei EUCHNER tätigen Personen sowie Lieferanten und Kunden und deren Beschäftigte ausdrücklich, bei Hinweisen auf Fehlverhalten immer zuerst die internen Ansprechpartner zu kontaktieren oder die EUCHNER-Meldestelle zu nutzen. EUCHNER sichert Hinweisgebern zu, allen gutgläubigen Hinweisen ernsthaft und entschieden nachzugehen.
